네덜란드 법에 따른 재정 보존 의무
26년 2023월 XNUMX일에 업데이트됨
네덜란드 사업을 시작하면 사업 환경을 규제하는 모든 네덜란드 법률을 준수해야 합니다. 그러한 법률 중 하나는 소위 재정 보존 의무입니다. 이것은 기본적으로 일정 기간 동안 비즈니스 관리를 보관해야 함을 알려줍니다. 왜? 이를 통해 네덜란드 세무 당국이 적합하다고 판단될 때마다 귀하의 관리를 확인할 수 있기 때문입니다. 세금 보유 의무는 네덜란드의 모든 기업가에게 적용되는 법적 의무입니다. 다소 오래된 파일과 관리를 보관하는 방법으로 작업하는 데 익숙하다면 이는 상당히 어려운 일이 될 수 있습니다. 알지 못하는 사이에 보유 의무를 준수하지 않을 가능성이 높습니다.
본질적으로 재정 보존 의무는 네덜란드의 모든 기업가가 XNUMX년 동안 회사 관리를 유지할 법적 의무가 있음을 명시합니다. 일부 문서의 보존 기간은 XNUMX년이지만 다른 문서의 경우 XNUMX년입니다. 문서는 또한 네덜란드 세무 당국의 검사관이 합리적인 기간 내에 관리를 쉽게 확인할 수 있는 방식으로 저장되어야 합니다. 이 기사에서는 재정 보존 의무가 귀사에 어떤 의미인지, 이를 어떻게 준수할 수 있는지, 주의해야 할 위험은 무엇인지에 대해 설명합니다.
재정 보존 의무에 대한 정보
위에서 이미 설명한 바와 같이 모든 네덜란드 사업주는 네덜란드 세무 당국에 최대 1년 전에 행정을 점검할 수 있는 기회를 제공할 법적 의무가 있습니다. 이는 총계정 원장, 재고 관리, 미수금 및 미지급금 계정, 구매 및 판매 관리, 급여 관리와 같은 재무 지출 및 수입에 대한 기본 데이터에 적용됩니다. 따라서 특정 회계 연도에 들어오고 나가는 모든 돈은 XNUMX부터 실행됩니다.st 31월부터 XNUMX일까지st XNUMX월. 이것은 모든 네덜란드 기업가가 세무 당국의 무작위 검사 중에 지난 XNUMX년(또는 XNUMX년)의 모든 데이터를 보여줄 수 있어야 함을 의미한다는 것을 명심해야 합니다. 무작위는 예고 없이 올 수 있으므로 일반적으로 항상 준비해야 합니다.
확인이 발생하는 데에는 여러 가지 가능한 이유가 있지만 경우에 따라 일반적인 감사로 발생하기도 합니다. 세무 당국은 귀하가 모든 일을 합법적으로 수행하고 있는지 확인하고 관리를 최신 상태로 유지하기 위해 정기적인 확인이 필요하다고 간단히 결정할 수 있습니다. 이러한 검사는 무작위로 발생하지만 자주 발생하지는 않습니다. 다른 경우에는 세무 당국이 귀하를 확인하기로 결정한 분명한 이유가 있습니다. 예를 들어 세무 당국에서 의심스러운 신고서를 제출했습니다. 또는 세무 조사관이 공급업체 중 한 곳, 비즈니스 파트너 또는 기타 관련 제XNUMX자에서 수행하는 조사를 생각할 수 있습니다. 그런 다음 검사관은 관리에 대한 액세스를 요청하고 오류나 불규칙성을 감지할 수 있는지 확인합니다. 이것이 장부 담당자와 회계사가 고객에게 잘 설계되고 간결한 관리를 운영하는 것이 매우 중요하다고 지적하는 이유입니다.
세무 당국이 와서 귀하의 행정부에 뛰어들 수 있기 때문이 아니라 귀하와 귀하의 회사를 위한 다른 혜택이 있기 때문입니다. 견고한 관리를 운영하는 경우 재무 수치에 대한 통찰력을 제공합니다. 당신은 그것이 가계부와 어느 정도 유사하다고 볼 수 있습니다: 당신은 들어오고 나가는 모든 돈을 감시합니다. 즉, 예를 들어 실제 수익보다 자산에 더 많이 지출할 때 문제가 있는 위치를 정확히 알 수 있습니다. 검사관이 귀하의 문을 두드릴 가능성이 크지 않을 수도 있지만 관리를 질서 있게 유지하는 것이 여전히 현명합니다. 기업가에게 회계는 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있는 신뢰할 수 있는 수치의 출처이기도 합니다. 이것은 일정 기간 동안 투자를 적게 하고 더 많은 돈을 버는 것보다 새로운 것에 투자할 시기를 결정하는 것이 더 쉽다는 것을 의미합니다. 회사의 수익성에 대한 전반적인 전망을 제공하며, 진정한 성공을 거두고 싶다면 매우 중요합니다.
10년의 보존 의무 기간은 언제부터 적용되나요?
위에서 간략히 언급한 바와 같이, 정규 보존 기간은 7년입니다. 경우에 따라 기업가는 정보와 데이터를 몇 년 더, 즉 10년 동안 저장해야 합니다. 이 장기 보관 의무가 적용되는 상황 중 하나는 사무실 건물 또는 기타 유형의 사업장을 소유하거나 임대하는 경우입니다. 부동산 데이터는 XNUMX년의 보존 의무가 있으므로 회사를 통해 어떤 종류의 재산을 소유하고 있다면 더 긴 보존 기간이 적용됩니다. 귀하의 회사가 라디오 및 TV 방송 서비스, 전자 서비스 및/또는 통신 서비스를 제공하거나 제공에 관여하고 소위 OSS 제도(One-Stop-Shop)를 선택한 경우에도 동일하게 적용됩니다. 다음과 같은 특정 규정 또는 조치에 대해 조세 당국과 합의하는 것이 실제로 전적으로 가능하다는 점을 명심하십시오.
- 행정은 얼마나 상세해야 하는가
- 기록 보관 방식
- 기초자료 이외의 자료를 단기보관
또한 해당되는 경우 연간 기업가 세금 공제를 위한 "기본 데이터" 시간 등록을 유지하고 업데이트하십시오. 좋은 마일리지 등록을 유지하기 위해서도 마찬가지입니다. 개인 차량을 업무용으로 사용하거나 그 반대의 경우: 비즈니스용 차량을 업무용으로만 사용하고 절대 개인적으로 사용하지 않는 경우 하나를 유지해야 합니다.
정확히 누가 행정부를 유지해야 합니까?
가장 먼저 물어볼 수 있는 질문 중 하나는 누가 최소 7년 동안 행정부를 유지해야 하는 의무가 있습니까? 실제로 모든 단일 비즈니스 소유자가 그렇게 해야 합니다. 귀하의 사업 규모는 중요하지 않습니다. 의무는 모든 네덜란드 기업가에게 있습니다. 관리를 유지해야 할 뿐만 아니라 세무당국이 확인할 수 있는 방식으로 관리도 유지해야 합니다. 따라서 관련된 몇 가지 규칙과 규정이 있으며, 이는 귀하의 행정이 네덜란드 법에 따라 적절해야 함을 의미합니다. VAT 환급 및 ICP(Intra-Community Supply) 신고를 올바르게 제출하고 비즈니스를 제대로 수행하려면 이 관리가 필요합니다. 일반적으로 이는 모든 원본 문서를 보관해야 하므로 세무 조사관이 확인을 수행할 때 해당 문서를 보여줄 수 있음을 의미합니다.
완전한 VAT 기록 보관이 면제되는 사람은 누구입니까?
완전한 VAT 기록을 보관할 필요가 없는 기업가가 있습니다.
- VAT 면제 상품 또는 서비스만 공급하는 기업가
- 기업가는 아니지만 VAT 식별 번호가 있는 법인
추가 관리 의무
마진 상품을 거래하는 회사를 소유하고 있습니까? 그런 다음 추가 관리 의무가 적용됩니다. 마진 상품이란 무엇입니까? 마진 상품은 일반적으로 중고(중고) 상품으로 VAT를 지불하지 않고 구입한 상품입니다. 특정 조건에서 다음 항목도 마진 상품으로 간주될 수 있습니다.
- 미술
- 고물
- VAT로 구매하거나 수입하는 수집품.
중고품 카테고리에 속하는 것은?
중고품은 수리 여부와 관계없이 다시 사용할 수 있는 모든 제품입니다. 개인으로부터 구입하는 모든 상품은 한 번도 사용하지 않았더라도 항상 중고 상품이라는 점에 유의하십시오. 중고품에는 말의 경우와 같이 사내에서 사육된 상품도 포함됩니다. 마진 상품을 거래할 때 기록을 유지해야 합니다. 이는 마진 상품의 거래가 일반 관리 의무의 적용을 받기 때문입니다. 이 외에도 마진 상품 관리에 다른 규칙이 적용됩니다. 마진 상품의 구매 및 판매는 물론 귀하의 기록에 보관되어야 합니다. 이러한 상품의 경우 이를 달성하는 두 가지 다른 방법이 있습니다.
- 개별 상품당 VAT를 계산하고 관리에서 품목당 구매 및 판매를 추적합니다. 세무 당국에서는 이를 개별 방법이라고 합니다.
- 신고 기간의 총 이익률에 대해 VAT를 계산합니다. 우리는 이것을 세계화 방법이라고 부릅니다.
두 방법 모두 추가 관리 의무가 있습니다. 그래서 어떤 방법을 사용합니까? 이 질문은 귀하가 사용할 수 있는 상품의 유형에 따라 다르다는 말로 답할 수 있습니다. 다음 상품에는 세계화 방법이 필수입니다.
- 자동차, 오토바이, 자전거, 모페드 및 캐러밴과 같은 운송 수단
- 의류
- 가구
- 책과 잡지
- 사진, 영화 및 비디오 장비
- 비디오 테이프, DVD, 음악 카세트, CD, LP 등
- 악기
- 가전 제품
- 가전 제품
- 반려동물
- 미술품, 골동품 및 수집품(앞서 언급한 특정 조건 하에서)
이러한 상품에 사용되는 부품, 액세서리 및 소모품은 마진 상품 자체의 필수 부분을 형성하기 때문에 세계화 방법도 필수입니다. 그래서 중고차에 새 배기 튜브를 달아도 마진 굿(자동차)의 일부가 됩니다.
마진재로 인정되지 않는 상품
마진 상품이 아닌 다른 상품을 거래합니까? 귀하의 상품이 중고품으로 적합하지 않다는 의미입니까? 그런 다음 세계화 방식이 아닌 개별 방식을 적용해야 합니다. 세계화 방법을 사용하면 음수 이윤을 양수 이윤으로 상쇄할 수 있습니다. 그러나 개별 방법에서는 허용되지 않습니다. 어쨌든 귀하에게 적합하다고 생각될 때마다 네덜란드 세무 당국에 방법을 변경하도록 요청할 수 있습니다. 귀하가 경매인이거나 귀하를 대신하여 경매인으로 활동하는 중개인인 경우에만 글로벌화 방법을 적용할 수 없습니다. 이는 경매인이 구매자와 판매자 사이의 중개자 역할을 하므로 아이템의 소유자로 볼 수 없기 때문일 수 있습니다. 또한 VAT로 마진 상품을 판매할 수 있습니다. 실제로 VAT로 마진 상품을 판매하도록 선택할 수 있습니다. 아래에서 행정부에서 해야 할 일을 읽을 수 있습니다. 일반 VAT 체계에 따라 판매할 때의 행정적 결과.
특정 기간 동안 보관해야 하는 정확한 문서
앞에서 언급한 바와 같이 세무 당국에서 데이터를 확인할 수 있도록 회사 관리의 모든 기본 데이터를 7년 동안 보관해야 합니다. 7년의 기간은 상품 또는 서비스의 현재 가치가 만료되는 시점부터 시작됩니다. 이 맥락에서 '현재'가 무엇을 의미하는지 설명하기 위해 자동차 임대 계약의 예를 사용할 수 있습니다. 3년 동안 자동차를 임대한다고 가정해 보십시오. 계약이 활성 상태인 한 재화 또는 서비스는 유효한 것으로 간주됩니다. 그러나 계약이 종료되면 해당 상품 또는 서비스는 더 이상 사용되지 않으므로 만료된 것으로 간주됩니다. 무언가를 지불하기 위해 최종 지불을 하는 경우에도 마찬가지입니다. 그 순간부터 이 상품 또는 서비스에 대한 데이터를 연속 7년 동안 저장해야 합니다. 이 기간이 실제로 보존 기간이 시작되는 때이기 때문입니다. 물론 어떤 문서와 어떤 데이터를 보관해야 하는지 알고 싶을 것입니다. 기본 데이터는 일반적으로 다음과 같이 구성됩니다.
- 총계정원장
- 주식 관리
- 구매 및 판매 관리
- 미수금 및 미지급금 관리
- 급여 관리
위에서 언급한 기본 데이터 외에도 모든 마스터 데이터를 유지해야 한다는 점을 고려해야 합니다. 마스터 데이터는 채무자 및 채권자에 대한 정보 및 문서 파일과 같은 주제와 관련됩니다. 마스터 데이터의 모든 변이는 나중에 추적 가능해야 합니다.
인보이스를 저장하는 올바른 방법
보존 의무의 중요한 부분은 데이터를 수신하고 저장하는 구체적인 방법입니다. 이 특정 주제를 다루는 법률 조항에 따라 과세에 중요한 장부, 문서 및 데이터 매체를 받은 그대로 보관해야 합니다. 따라서 원래 상태에서 소스 데이터의 기본 기록을 의미합니다. 이것은 디지털로 받은 문서도 디지털 방식으로 저장해야 한다는 것을 의미하며, 이는 오랫동안 물리적으로 데이터를 저장하는 것이 일반적이었기 때문에 처음에는 직관에 어긋나는 것처럼 보일 수 있습니다. 이것은 더 이상 적용되지 않습니다. 예를 들어 이메일을 통해 받은 견적서나 청구서는 원래 받은 방식이 디지털이기 때문에 디지털 파일로 저장해야 합니다. 보존 의무 규칙에 따라 이 견적 또는 송장을 디지털 방식으로만 저장할 수 있습니다.
당신이 해야 할 또 다른 일은 모든 디지털 파일을 디지털 방식으로 저장하는 것 다음으로 받은 파일의 소스를 저장하는 것입니다. 송장 자체를 저장하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 세무 당국은 송장 수령 후 수작업으로 송장을 조정하지 않았음을 증명할 수 있기를 원하기 때문입니다. 따라서 인보이스 자체뿐만 아니라 인보이스가 첨부된 이메일도 저장하면 이를 알 수 있습니다. 이를 통해 조사관은 PDF 또는 Word 파일로 저장한 송장이 원래 이메일로 받은 송장과 동일한지 확인할 수 있습니다. 소위 파생 데이터라고 하는 정보 시스템의 데이터는 소스 데이터로 역추적 가능해야 합니다. 이 감사 추적은 행정을 디지털 방식으로 저장할 때 중요한 조건입니다. 고객에게 신원 확인을 요청할 수도 있습니다. 그러나 GDPR 규칙에 따라 허용되지 않는 것은 이러한 형태의 신분증을 복사하여 예를 들어 행정부에 저장하는 것입니다. 이는 직원을 고용하거나 사람들이 귀하가 제공하는 서비스의 (일부) 가입자가 되기 위해 자신의 신원을 증명해야 하는 경우와 같이 이것이 필수인 경우에만 허용됩니다.
물리적 관리를 유지하는 올바른 방법
종이로 우편으로 받고 보관해야 하는 송장 또는 기타 문서는 세무 당국에 따라 실제로 디지털화하고 디지털 방식으로 저장할 수 있습니다. 따라서 본질적으로 종이의 청구서인 원본 파일을 디지털 파일로 대체합니다. 이것을 변환이라고 합니다. 하지만 이 시나리오에서는 위에서 언급한 것처럼 법적 구속력이 있는 기간 동안 원본 파일도 보관해야 한다는 점을 명심하세요. 디지털화할 때 알아야 할 몇 가지 중요한 요소가 있습니다. 사업주는 종종 송장을 스캔하거나, 문서 사진을 찍거나, '스캔 및 인식'이라고도 하는 회계 프로그램에 디지털화 도구를 연결하여 디지털화합니다. 이 마지막 디지털화 방법을 통해서만 인보이스를 더 쉽게 그리고 올바른 절차에 따라 디지털화할 수 있습니다.
보유 의무에 대한 브로셔에서 네덜란드 세무 당국은 전환이 충족해야 하는 조건을 언급합니다. 여기에서 원본 문서의 보안 기능이 손실되지 않는 것이 중요합니다. 즉, XNUMX년 동안 항상 종이 송장을 물리적으로(종이 형태로) 보관해야 합니다. 특히 현금영수증은 과세당국이 진위 여부를 확인하기 어렵다. 한편, 이에 대해 과세당국과 합의한 회계법인 사례도 있다. 예를 들어 사무실은 모든 고객이 물리적 인보이스를 디지털 방식으로 저장할 수 있는 권한을 집합적으로 받아 더 이상 종이에 아무것도 보관할 필요가 없습니다. 기업가로서 귀하가 선택할 수 있는 옵션을 살펴보고 귀하의 구체적인 희망 사항에 대해 세무 당국에 문의하는 것이 현명합니다. 그들은 모든 것을 깨끗하고 투명하며 합법적으로 유지하는 한 기꺼이 융통성을 발휘하고 특정한 방식으로 당신을 도울 것입니다.
디지털 데이터를 저장하는 적절한 방법
디지털 데이터를 적절하게 저장하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 물론 가장 중요한 조건은 데이터를 7년(또는 10년) 동안 저장해야 한다는 것입니다. 모든 데이터를 저장하고 자체 서버에서 작업합니까? 그런 다음 네덜란드 회계법에 따라 훌륭한 백업 절차가 필요하며 이러한 백업을 일관되게 수행해야 합니다. 그 다음으로 이러한 백업은 디지털 관리가 있는 위치가 아닌 다른 위치에 저장해야 합니다. 예를 들어 이를 위해 외장 하드 드라이브를 사용할 수 있습니다. 데이터를 저장하기 위해 클라우드 솔루션을 선택하는 것도 허용되고 가능합니다. 클라우드 기반 회계 소프트웨어에는 다음과 같은 많은 이점이 있다는 것을 알고 계셨습니까?
- 귀하와 귀하의 장부 담당자 또는 회계사는 모든 장치에서 데이터에 액세스할 수 있습니다.
- 귀하의 데이터는 안전하게 보관되며 컴퓨터 또는 기타 장치 충돌 시 손실되거나 손상되지 않습니다.
- 실제 현재 데이터를 기반으로 자신을 알리고 회사를 운영할 수 있습니다.
- 다른 프로그램을 회계 소프트웨어에 연결할 수도 있습니다.
이러한 규칙을 염두에 두면 디지털 관리를 올바른 방식으로 안전하게 저장할 수 있습니다. 아래에서 디지털 관리에 관한 몇 가지 더 흥미로운 세부 사항을 간략하게 설명하겠습니다.
파일 및 데이터의 디지털 저장에 관한 추가 조건 및 요구 사항
구식 장비에 데이터를 저장했습니까? 보존 의무는 또한 보존된 데이터에 액세스할 수 있어야 함을 의미합니다. 따라서 원본 파일에 액세스하고 열 수 있어야 합니다. 즉, 예를 들어 특정 디지털 파일을 이런 방식으로만 참조할 수 있는 경우 데이터에 액세스할 수 있는 오래된 장비를 보존해야 합니다. 오래된 플로피 디스크 또는 이전 Windows 버전과 같은 오래된 저장 매체를 생각할 수 있습니다. 또한 대부분의 회계 패키지는 소위 감사 파일을 재정적으로 지원합니다. 감사 파일은 총계정원장에서 발췌한 것입니다. 그러나 감사 파일에는 모든 관리 항목이 포함되어 있지 않으므로 감사 파일만 보관하는 것으로는 충분하지 않습니다. 또한 캘린더, 앱 및 SMS와 같은 모든 전자 통신 수단을 염두에 두십시오. 이메일, WhatsApp, SMS 및 심지어 Facebook을 통한 모든 메시지는 '비즈니스 커뮤니케이션' 범주에 속하는 것으로 간주되는 한 보관되어야 합니다. 검사 시 이 정보는 검사관이 요청한 형식으로 제공되어야 합니다. 이 규칙은 디지털 의제 유지에도 적용됩니다.
종이 파일을 디지털 또는 저장 매체로 변환하는 방법에 대해 자세히 알아보기
특정 조건에서 한 저장 매체에서 다른 저장 매체로 데이터를 전송할 수 있습니다. 예를 들어, 종이 문서나 CD-ROM의 내용을 USB 스틱으로 스캔합니다. 물론 이 작업을 수행하기 위해서는 다음과 같은 특정 조건이 있습니다.
- 변환이 정확하고 완벽하게 수행됩니다.
- 변환된 데이터는 전체 보존 기간 동안 사용 가능
- 합리적인 시간 내에 데이터를 재생산하고 읽고 제어할 수 있도록 할 수 있습니다.
이것을 깨닫는 데 성공하면 더 이상 종이 문서를 보관할 의무가 없습니다. 따라서 앞서 언급한 조건을 충족하면 더 이상 원본 문서를 보관할 필요가 없습니다. 이렇게 하면 더 이상 물리적 관리가 필요하지 않으므로 시간과 공간이 절약됩니다. 따라서 기본적으로 디지털 버전이 원본을 대신합니다. 원칙적으로 다음을 제외한 모든 문서에 대해 변환이 가능합니다.
- 대차 대조표
- 자산 및 부채 명세서
- 특정 세관 문서.
물리적 관리 없이도 실제로 많은 사무실 공간과 많은 추가 작업을 절약할 수 있습니다. 더 이상 오래된 기록 보관소나 채워진 옷장의 신발 상자를 볼 필요가 없습니다. 지난 10~20년의 디지털 발전을 보면 완전 디지털 행정으로의 발걸음을 내딛는 것이 현명하다. 특히 클라우드 기반 솔루션을 사용할 때 디지털 방식으로 저장된 파일을 잃어버리는 것은 거의 불가능합니다. 또한 디지털 파일을 반복하는 것이 훨씬 쉽고 빠릅니다. 또한 회계사를 도와주세요. 때때로 회계사와 상의하고 법적 보존 의무를 준수하는 방식으로 관리를 설정하십시오. 온라인 회계 프로그램은 보다 제어 가능한 관리 기능을 제공할 뿐만 아니라 잘 보호되는 방화벽과 보안 키를 사용하는 우수한 온라인 회계 프로그램은 관리를 클라우드에 자동으로 저장합니다. 당신과 당신의 회계사 외에는 아무도 접근할 수 없는 안전한 장소에 있는 디지털 금고라고 볼 수 있습니다. 또는 세무 당국, 검사관이 귀하의 장부를 확인해야 하는 경우.
Intercompany Solutions 재정 보존 의무에 대해 더 자세히 알려줄 수 있습니다.
보시다시피, 재정 보존 의무에는 상당히 많은 관련이 있습니다. 항상 해당 주제에 관한 최신 법률에 대한 정보를 유지하는 것이 현명하므로 기업가로서 적용 가능한 모든 네덜란드 법률에 따라 운영하고 있음을 알 수 있습니다. 귀하의 회계사는 적절하고 안전한 방식으로 이 법을 준수하기 위한 모든 옵션뿐만 아니라 이에 대해 실제로 귀하에게 알려야 합니다. 회계사가 없고 규정을 준수하는 방법을 모르거나, 이제 막 사업을 시작했고 이러한 주제에 대해 처음 접하는 경우: 이러한 모든 경우에 언제든지 연락할 수 있습니다. Intercompany Solutions. 우리는 적절한 관리를 유지하는 최선의 방법을 포함하여 광범위한 재정 및 재정 조언을 제공할 수 있습니다. 또한 세금 납부 및 연간 세금 신고서 작성과 관련하여 지원 및 조언을 제공할 수 있습니다. 자세한 내용은 주저하지 말고 직접 문의하십시오.
출처 :
